Informativa sul trattamento dei dati personali
Questa informativa riguarda i trattamenti connessi ai servizi del Salone delle Due Ruote, inclusi sito e moduli per contatti, preventivi e valutazioni di veicoli usati, rapporti con clienti, vendita di veicoli e ricambi, ordini, attività di officina e assistenza. È stata predisposta sulla base delle funzioni individuate nel progetto S2R, delle indicazioni ricevute sui tempi di conservazione e dei dati societari forniti. Non sostituisce la verifica dei fornitori, dei flussi effettivi e degli obblighi specifici dell’attività.
1. Titolare del trattamento e contatti
Il Titolare del trattamento è:
- Denominazione / ragione sociale: Salone delle Due Ruote S.n.c. di Callegari Gian Luca & C.
- Sede: Viale San Francesco 39, 41049 Sassuolo (MO), Italia
- Partita IVA e codice fiscale: 00353860364
- Legale rappresentante: Callegari Gian Luca
- Email: info@salonedelledueruote.com
- Richieste privacy: info@salonedelledueruote.com, indicando nell’oggetto “Privacy – esercizio dei diritti”.
- Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO): non nominato (salvo diversa determinazione del Titolare ove richiesta dalla legge).
Nel seguito, “Titolare” indica il soggetto giuridico sopra identificato, non il solo nome commerciale.
2. Quali dati trattiamo e da dove provengono
A seconda del servizio richiesto, possiamo trattare:
- dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono e, quando necessario, indirizzo e dati fiscali;
- dati relativi a richieste, preventivi e rapporti commerciali: contenuto dei messaggi, servizio o prodotto richiesto, budget indicativo, ordini e comunicazioni di assistenza;
- dati del veicolo: marca, modello, anno, chilometraggio, targa, numero di telaio (VIN), stato e note tecniche, interventi e manutenzioni pertinenti;
- documenti e immagini inviati dall’interessato, ad esempio fotografie del veicolo e allegati relativi alla richiesta;
- dati relativi a vendite, ricambi, fatture e documentazione amministrativa o contabile;
- dati di consenso e preferenze, inclusi quelli necessari per registrare separatamente le scelte di marketing o sulle offerte di compleanno;
- dati tecnici e di sicurezza generati dall’uso dei servizi, come data e ora delle richieste e registrazioni tecniche necessarie a prevenire abusi e proteggere i sistemi. Gli indirizzi IP possono essere trattati in forma pseudonimizzata per controlli antispam e di sicurezza.
I dati sono normalmente raccolti direttamente dall’interessato, tramite il sito, email, telefono, messaggistica, in sede o nel corso del rapporto. Alcuni dati possono provenire da sistemi di vendita o gestione collegati, quando utilizzati per il servizio richiesto. L’interessato è invitato a non inserire nei messaggi o allegati dati non necessari, in particolare dati appartenenti a terzi.
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica | Conseguenze del mancato conferimento |
|---|---|---|
| Rispondere a richieste, predisporre preventivi e valutazioni dell’usato e svolgere attività richieste prima della conclusione di un contratto. | Esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6.1.b GDPR). | I dati contrassegnati come necessari servono a gestire la richiesta; senza di essi potremmo non poter rispondere o formulare la proposta. |
| Gestire vendita, acquisto, ordini, ricambi, riparazioni, manutenzione, assistenza e gli obblighi connessi al rapporto. | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). | Il conferimento dei dati necessari è richiesto per concludere o eseguire il rapporto. |
| Emettere fatture, tenere la contabilità e adempiere agli obblighi fiscali e di legge. | Adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR). | I dati richiesti dalla legge devono essere forniti; in mancanza il Titolare potrebbe non poter concludere o documentare l’operazione. |
| Proteggere sito, sistemi e servizi, prevenire invii abusivi e gestire contestazioni o tutelare un diritto. | Legittimo interesse del Titolare alla sicurezza, prevenzione degli abusi e tutela dei propri diritti (art. 6.1.f GDPR), previa valutazione del bilanciamento ove necessaria; oppure obbligo di legge. | Alcuni dati tecnici sono generati dall’uso dei servizi; il trattamento è limitato a quanto necessario per la finalità indicata. |
| Inviare comunicazioni promozionali, se richiesto e consentito. | Consenso facoltativo, separato e revocabile (art. 6.1.a GDPR e normativa applicabile alle comunicazioni elettroniche). | Il rifiuto non pregiudica richieste, acquisti o assistenza. |
| Inviare offerte legate al compleanno, se richiesto e consentito. | Consenso facoltativo e distinto, revocabile (art. 6.1.a GDPR). | Il rifiuto non pregiudica gli altri servizi. |
| Analizzare preferenze per eventuali proposte commerciali personalizzate, solo se tale attività è effettivamente svolta e dopo aver raccolto il consenso necessario. | Consenso specifico e facoltativo, ove richiesto dalla normativa applicabile. | Il rifiuto non pregiudica gli altri servizi. |
Il Titolare non intende trattare categorie particolari di dati personali. Si chiede di non inviare informazioni sanitarie o altri dati sensibili, salvo che siano strettamente necessari e il Titolare abbia indicato una modalità e una base giuridica appropriate.
4. Tempi di conservazione
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti, nel rispetto degli obblighi di legge e degli eventuali termini di prescrizione o difesa. I criteri di conservazione attualmente previsti sono:
| Categoria | Criterio di conservazione indicato |
|---|---|
| Anagrafica di clienti con rapporti commerciali attivi | Per la durata del rapporto. |
| Clienti inattivi | Revisione dopo 5 anni di inattività; al termine, cancellazione o anonimizzazione se non sussistono motivi legali o di tutela per conservare ulteriormente i dati. |
| Fatture e documentazione contabile | Generalmente 10 anni, salvo termini diversi previsti dalla legge o necessari per controversie. |
| Ordini ricambi e documenti di vendita | Fino a 10 anni, se giustificato dagli obblighi applicabili e dalle esigenze di tutela. |
| Schede riparazioni e interventi officina | 10 anni come criterio prudenziale, da verificare rispetto a obblighi, garanzie e termini di responsabilità applicabili. |
| Storico manutenzioni dei veicoli | Per la durata del rapporto attivo; successivamente solo per il periodo giustificato da obblighi, garanzie, controversie o altre esigenze documentate. |
| Preventivi non accettati | 12 mesi dalla chiusura o dall’ultima interazione, salvo pratiche ancora aperte o necessità di tutela. |
| Email e conversazioni WhatsApp/CRM | 24 mesi dall’ultima interazione, salvo pratiche ancora aperte o documenti da conservare per obbligo di legge o tutela. |
| Richieste generiche dal sito | 12 mesi dalla chiusura della richiesta. |
| Dati per marketing | 24 mesi come criterio iniziale proposto, da confermare in base alla finalità e alla normativa applicabile; prima se il consenso viene revocato. |
| Dati per profilazione commerciale | 12 mesi come criterio iniziale proposto, da confermare; prima se il consenso viene revocato. |
| Account di dipendenti e operatori | Fino alla cessazione dell’autorizzazione; disattivazione tempestiva quando l’accesso non è più necessario. |
| Log tecnici e di sicurezza | Da 6 a 12 mesi secondo la finalità e gli obblighi applicabili, salvo necessità documentata di conservarli per indagini o tutela. |
I termini indicati sono criteri operativi dichiarati dal Titolare e devono essere applicati anche ai sistemi e ai fornitori pertinenti. Alla scadenza, i dati vengono cancellati o resi anonimi, salvo che la conservazione ulteriore sia richiesta o consentita dalla legge o necessaria per accertare, esercitare o difendere un diritto.
5. Natura del conferimento e conseguenze
Nei moduli, i campi obbligatori sono indicati come tali. I dati necessari a rispondere a una richiesta o a eseguire un contratto sono richiesti per fornire il servizio. Le informazioni facoltative e i consensi per comunicazioni promozionali o offerte di compleanno possono essere rifiutati senza conseguenze sul servizio principale. Il conferimento di dati non necessari, specialmente di terzi, è sconsigliato.
6. Modalità del trattamento e accesso ai dati
Il trattamento può avvenire con strumenti cartacei e informatici, da personale autorizzato e istruito, secondo le finalità dichiarate. L’accesso ai dati del gestionale è riservato esclusivamente al personale autorizzato del Titolare e limitato a quanto necessario per le mansioni svolte. Sono adottate misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate al rischio; le misure effettivamente applicate devono essere verificate e documentate dal Titolare.
7. Destinatari e fornitori
I dati non sono diffusi al pubblico. L’accesso ai dati interni è riservato esclusivamente al personale autorizzato. Per i servizi operativi confermati come utilizzati, i dati possono essere trattati o comunicati, nei limiti necessari, da: PrestaShop per commercio e ordini; dal fornitore del servizio email della casella info@salonedelledueruote.com; WhatsApp per le comunicazioni con i clienti; Meta/Facebook e Google Contatti per le funzioni collegate utilizzate; e dai fornitori dei servizi di intelligenza artificiale attivi nel gestionale, ad esempio per bozze di risposte o testi di annunci.
Possono inoltre avere accesso, quando necessario, consulenti fiscali, contabili, legali e assicurativi, nonché autorità ed enti pubblici nei casi previsti dalla legge. Per hosting, database, posta, servizi di intelligenza artificiale e piattaforme terze, il Titolare deve verificare il fornitore contrattuale effettivo, il suo ruolo privacy e il paese in cui i dati sono trattati. I fornitori che agiscono per conto del Titolare devono essere nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR quando richiesto. Il fatto che una piattaforma sia usata non significa necessariamente che operi solo come responsabile: per ciascun servizio va verificato il ruolo effettivo.
8. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori potrebbero trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. Prima della pubblicazione, il Titolare deve verificare per ciascun servizio effettivamente usato se si verifica un trasferimento internazionale e indicare le relative garanzie previste dal Capo V GDPR, quali una decisione di adeguatezza applicabile o clausole contrattuali standard, ove pertinenti. Non si presume in questa bozza che tutti i dati restino nello SEE né che uno specifico meccanismo di trasferimento sia già in uso.
9. Decisioni automatizzate e strumenti di intelligenza artificiale
Il gestionale utilizza funzioni assistite da intelligenza artificiale per attività quali la preparazione di bozze di risposta e di testi per annunci. I risultati sono destinati al supporto operativo e vengono verificati dal personale prima dell’uso. Prima della pubblicazione occorre identificare i fornitori e i modelli utilizzati e verificare quali dati inseriti nel gestionale vengano trasmessi, per quali scopi e per quanto tempo siano conservati. Non si attribuiscono al fornitore garanzie sull’uso dei dati per addestramento senza averle verificate nelle condizioni applicabili. Se le funzioni venissero usate per decisioni che producono effetti giuridici o incidono in modo analogo significativamente sull’interessato, occorrerebbe una specifica verifica delle garanzie previste dalla legge.
10. Cookie e strumenti di tracciamento
Secondo quanto dichiarato dal Titolare, il sito utilizza soltanto cookie tecnici necessari alla navigazione e alla compilazione dei moduli e non utilizza strumenti di analisi delle visite o pixel pubblicitari. Questa informazione va mantenuta solo se confermata da una verifica tecnica del sito e degli script effettivamente caricati. L’eventuale informativa cookie deve descrivere i cookie tecnici realmente utilizzati e gli strumenti di gestione delle preferenze, se presenti.
11. Diritti dell’interessato
Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere al Titolare:
- accesso ai dati personali e alle informazioni sul trattamento (art. 15);
- rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti (art. 16);
- cancellazione dei dati, quando ne ricorrono i presupposti (art. 17);
- limitazione del trattamento (art. 18);
- portabilità dei dati forniti, nei casi previsti (art. 20);
- opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse (art. 21);
- revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
Per le comunicazioni promozionali, l’interessato può opporsi in qualsiasi momento e gratuitamente. Le richieste possono essere inviate a info@salonedelledueruote.com oppure per posta a Salone delle Due Ruote, Viale San Francesco 39, 41049 Sassuolo (MO). Il Titolare risponde nei termini previsti dal GDPR, normalmente entro un mese; il termine può essere prorogato nei casi previsti, dandone comunicazione.
L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), fatto salvo ogni altro rimedio amministrativo o giurisdizionale.
12. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata per modifiche dei servizi, dei trattamenti o della normativa. La versione corrente, con la data di aggiornamento, è resa disponibile sul sito del Titolare.
Verifiche pratiche prima della pubblicazione
- Verificare il fornitore effettivo del servizio email (hosting/mail server), i fornitori e i modelli di intelligenza artificiale attivi, i dati inviati e le relative condizioni contrattuali sulla privacy.
- Verificare per PrestaShop, WhatsApp, Meta/Facebook, Google Contatti e gli altri servizi i ruoli contrattuali (responsabile del trattamento o titolare autonomo), i paesi in cui risiedono i server e gli accordi per i trasferimenti fuori dall’Unione Europea.
- Confermare che i tempi di conservazione indicati siano effettivamente applicati nei sistemi con procedure periodiche di cancellazione o anonimizzazione.
- Verificare tecnicamente che il sito carichi soltanto i cookie tecnici dichiarati e nessun codice di tracciamento o pixel pubblicitario.
- Verificare che i moduli online presentino l’informativa e raccolgano consensi separati e facoltativi per comunicazioni commerciali e auguri di compleanno.
- Far revisionare il testo definitivo da un consulente legale o esperto privacy prima della pubblicazione.
Nota: questa bozza non costituisce certificazione di conformità GDPR o parere legale. La conformità dipende anche da attività, contratti, configurazioni e procedure effettivamente adottate dal Titolare.